ГО «Об’єднання ромських жінок «Голос Ромні» з метою реалізації проєкту «Посилення стійкості та захисту постраждалих від конфлікту осіб, громад і систем у центральній та східній Україні», що здійснюється згідно угоди про партнерське фінансування від 05.12.2024 між CARE Deutschland e.V., Representative Office of CARE Deutschland in Ukraine і ГО “Об’єднання ромських жінок “Голос Ромні” за фінансування […]

ГО «Об’єднання ромських жінок «Голос Ромні» з метою реалізації проєкту «Посилення стійкості та захисту постраждалих від конфлікту осіб, громад і систем у центральній та східній Україні», що здійснюється згідно угоди про партнерське фінансування від 05.12.2024 між CARE Deutschland e.V., Representative Office of CARE Deutschland in Ukraine і ГО “Об’єднання ромських жінок “Голос Ромні” за фінансування відповідно до гранту BMZ 2024 – Стійкість & Захист (“Грант”), запрошує до співпраці суб’єкта підприємницької діяльності, належним чином зареєстрованого за Законодавством України, який має досвід роботи у відповідній сфері постачання послуг та має відповідний КВЕД для здійснення такої діяльності, подати пропозиції з фіксованою ціною для укладання Договору про надання послуг менеджера по роботі з учасниками заходу «Національний форум з реалізації ромської стратегії. Цінуючи Різноманіття», який відбудеться у м. Києві з 30.01.2025-31.01.2025р.

Менеджер по роботі з учасниками заходу відіграє ключову роль у забезпеченні якісної комунікації, організації логістики та супроводу учасників заходу. Його завдання полягають у взаємодії з гостями на всіх етапах заходу, починаючи від реєстрації та інформування, закінчуючи забезпеченням комфортної участі та отриманням зворотного зв’язку.

Обов’язки менеджера по роботі з учасниками заходу:

1. Процес обдзвону учасників

Менеджер відповідає за персоналізоване спілкування з кожним учасником для уточнення деталей участі та оперативного вирішення можливих питань.

  • Попередній обдзвін: підтвердження реєстрації, надання ключової інформації щодо програми, місця проведення, транспорту та умов участі.
  • Додаткові дзвінки: нагадування про захід, інформування про можливі зміни у програмі або логістиці.
  • Обдзвін після заходу: збір відгуків, оцінка рівня задоволеності учасників, обговорення подальшої взаємодії (запрошення на майбутні заходи).

2. Проведення e-mail розсилки

Електронна розсилка є важливим інструментом комунікації, що дозволяє своєчасно інформувати учасників про всі аспекти заходу. Менеджер координує:

  • Реєстраційні листи – підтвердження участі, деталі заходу, перелік необхідних документів або матеріалів.
  • Інформаційні розсилки – програма заходу, корисні рекомендації щодо логістики, відповіді на поширені запитання.
  • Оновлення та нагадування – зміни в розкладі, нагадування за день до події, інструкції щодо прибуття.
  • Подячні листи та збір фідбеку – анкети зворотного зв’язку, запити на відгуки для покращення майбутніх заходів.

3. Логістична підтримка учасників

Менеджер забезпечує зручне пересування, розміщення та супровід учасників, координуючи всі етапи логістики:

  • Транспортна організація – бронювання квитків на потяг, автобус, ; забезпечення трансферів з вокзалів  до місця проведення заходу або розміщення.
  • Бронювання житла – підбір готелів або інших варіантів проживання з урахуванням потреб учасників.
  • Організація харчування – координація сніданків, обідів, кава-брейків, врахування дієтичних обмежень учасників.
  • Оперативне вирішення питань – допомога в разі змін у графіку транспорту, переселення чи інших непередбачених ситуацій.

Для того, щоб взяти участь необхідно:

Контактна особа: Олена Черенкова, 097-150-34-68

Пропозиції приймаються до 14.01.2025 р. до 14.00